会员档案台账填写规范20120518

陕西泽达商贸有限公司会员档案台账填写规范陕西泽达商贸有限公司会员档案台账填写规范为规范和加强各柜台会员档案的记录和管理工作，有效地保护和利用会员档案，充分做好“开发新顾客，维护老顾客”，特制定本规定：公司所属各直营柜台应根据本规定，切实加强对各部门各自店内的会员档案管理，并要根据本规定做好建档，转档和每天的会员状况登记工作。一、会员档案管理原则树立档案意识及重要性，会员档案是我公司的各柜台与会员的登记记录，是我们为会员履行服务的依据，凡与会员发生的每一项经济业务、回访情况、动态变化，必须真实、完整、及时记录在档，要求填写时必须字迹清晰，严禁粘贴撕扯，涂改刮擦。妥善处置会员档案的归属与流向，做好会员资料的保管工作。二、会员档案管理权属和职责会员档案由各店当班员工负责建档，登录，保管。会员档案填写，要根据空档的项目及格式以及会员的需求及时填写建立会员档案，填写时要求书写工整，内容详尽、准确、有效，购买品项及消费金额，不得弄虚作假，一经发现按公司乐捐制度处理；员工交回的会员目录及台账，客户服务部门人员要认真、及时登录并及时作出会员分析，以备销售支持使用。柜台员工在日常工作中要妥善保管、爱护档案，保持档案的整洁，有义务维护会员档案的完整和安全、不得遗失和损坏。未经公司负责人允许，不得将会员档案给其他无关人员查阅，防止档案资料和信息的流失。三、更换会员档案的规定如因公司的发展和业务的需要，公司规定更换档案时，必须填写的内容如下：在原档案最后一次的消耗后面作记录：更换档案时间、注明“更换档案”，并写清楚新档案的会员编号。在建新档案时的填写方法：在会员册上填写会员姓名、新档会员编号、填写新档会员编号后要在后面加括号，在括号内注明：“会员旧档案编号***”（填写旧编号的目的是为了以便日后查对备考），介绍人、会员生日、联系方式、地址、以及其它有关记录会员的资料。在新档案最后有《会员个人档案资料（消费记录）》页，在这页首行记录下更档的日期、在“内容”栏填写“换档，原档卡项名称及积分余额，以备查对之需。换档之后，为了避免登录会员做消耗时错记档案，换下档案要及时交回公司妥善保管。由公司客户服务中心统一保管。四、建档时会员编号方法月份数字加阿拉伯数字，以当月月份，在其后面加两位数字，从01开始，依次排序；老项目更换的新档案编号要在“01”等序号后面加大写字母“G”以示更换的新档案，如：华润万